İstanbul Üniversitesi | Kalite Koordinatörlüğü

Dokümanın Kodu: Dokümanın izlenebilirliğini sağlayan, kurum tarafından doküman yönetim sisteminde belirlenen kurallara uygun olarak oluşturulan tanımlama sistemini ifade eder.

Düzeltici Faaliyet: Mevcut olan bir uygunsuzluğun bir daha oluşmaması için gerçekleştirilen eylemlerdir.

E-İmza Tarihi: Dokümanın elektronik ortamda onaylanma tarihini ifade eder.

Etkinlik: Planlanmış faaliyetleri gerçekleştirme ve planlanmış sonuçlara ulaşma derecesidir.

Eski Verilerden Yararlanılması: Geçmişte yaşanmış olayların sebeplerinin ve kök nedenlerinin araştırılmasıdır.

Fırsat: Riskin olumlu yanları ve sağlayabileceği olası kazançlardır.

Form: Bilgi akış sisteminin temel veri toplama ve onay formatlarının tanımlandığı dokümandır.

Gözden Geçirme: Oluşturulan hedeflere ulaşmak amacıyla ele alınan konunun uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini tayin etmek için yapılan faaliyettir.

Hedef Yönetim Planı: Yıllık yönetim temel hedeflerine ulaşmak için birim faaliyetlerini kapsayan dokümandır.

Hizmet Alan (Müşteri): İstanbul Üniversitesi süreçlerinden, yararlanan, alıcı olarak etkilenen kişi, kurum ve kuruluşları tanımlar.

Hizmet Alan Memnuniyeti: Hizmet alanların, İstanbul Üniversitesi süreçlerinden memnuniyet düzeyidir.

İç Kaynaklı Doküman: Kurumun kendisi tarafından hazırlanan ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan dokümandır.

İlk Yayın Tarihi: Dokümanın ilk hazırlanma tarihini ifade eder.

İş Akış Şeması: Bir süreçteki tüm aşamaların grafiksel olarak sembollerle gösterilmesidir.

İş Akış Analizi: Her bir faaliyetin girdiler, sorumluluklar ve çıktılar ele alınarak incelenmesidir.

İzlenebilirlik: Söz konusu olan bir ürün ve/veya hizmete ilişkin bilgileri, uygulamasını ve bulunduğu yeri izleme yeteneğidir.

Kalite: Paydaşların istek ve beklentilerinin karşılanma kabiliyetidir.

Kalite Güvencesi: Kalite yönetiminin, kalite şartlarının gerçekleştirilmesi için gerekli güvenceyi sağlamasıdır.

Kalite Hedefi: Kalite ile ilgili olarak aranan veya ulaşılmak istenen durumu ifade eder.

Kalite Komisyonu: İstanbul Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi’ne göre seçilmiş üyelerden oluşan komisyon

Kalite İyileştirme: Kalite yönetiminin, kalite şartlarının gerçekleştirilmesi yeteneğini artırmaya odaklanmasıdır.

Kalite Planlaması: Kalite yönetiminin, kalite hedeflerinin oluşturulmasına odaklanan ve kalite hedeflerinin gerçekleştirilmesi için gerekli iş süreçlerini ve ilgili kaynaklarını belirleyen bölümüdür.

Kalite Politikası: Bir kuruluşun üst yönetimi tarafından kabul edilen, bağlayıcı olarak yazılı beyan edilen kalite ile ilgili bütün amaçları ve yönlendirmeleri olarak tanımlanır.

Kalite Yönetimi: Bir kuruluşun kalite bakımından sevk ve idaresi için koordine edilmiş faaliyetlerdir.

Kalite Yönetim Sistemi: Bir kuruluşu kalite açısından yönlendiren ve kontrol eden yönetim sistemidir.

Kalite Yönetim Sistemi Temsilcisi: Görev aldığı kurumdaki hedef, politika ve yasal mevzuata uygun olarak kalite yönetim sistemlerinin oluşturulmasından sorumlu olan nitelikli kişidir.

Kalite El Kitabı: Bir kuruluşun kalite yönetim sistemini belirleyen dokümandır.

Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı: Kaliteye ilişkin politika ve hedefler ile temel kurallar ve alt referansların işlendiği yazılı belgedir.

Kılavuz: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren dokümandır.

Liste (LS): Benzer öğelerin ardışık sıralandığı dokümandır.

Organizasyon Şeması (OŞ): En üst yöneticiden itibaren kimin kime bağlı olduğunu gösteren şemadır.

Olasılık: Bir istenmeyen olayın sebep olduğu etkinin belirli bir zamanda gerçekleşmesi durumudur.

Ölçme Cihazı: Ölçme prosesini gerçekleştirmek için gereken ölçme cihazı, yazılım, ölçme standardı, referans malzeme veya yardımcı teçhizat veya bunların birleşimidir.

Önleyici Faaliyet: Uygunsuzluk potansiyelinin bir daha oluşmaması için gerçekleştirilen eylemlerdir.

Paydaş: Bir kuruluşun faaliyetlerinden dolaylı ve dolaysız etkilenen tüm kişi ve kurumlardır.

Plan (PL): Hedeflenen bir amaca ulaşılmasını sağlayacak adımlardan oluşan dokümandır.

Program Akreditasyonu: Bir akreditasyon kuruluşu tarafından belirli bir alanda önceden belirlenmiş, akademik ve alana özgü standartların bir yükseköğretim programı tarafından karşılanıp karşılanmadığını ölçen değerlendirme ve dış kalite güvence sürecidir.

Prosedür (PR): Birimler ve bölümler arası ilişkileri ve kaliteyi etkileyen tüm aktivitelerle ilgili sorumluluklar ile iş akışlarının nasıl olacağına cevap veren yazılı dokümandır.

PUKÖ: Tekrar eden hatalardan kaçınmak ve süreçleri iyileştirme imkanı sağlayan dört aşamalı yöntemdir. (Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al.)

Revizyon Numarası: Dokümanın kaç kez güncellendiğini ifade eder.

Revizyon Tarihi: Dokümanın en son güncellendiği tarihi ifade eder.

Risk: Belirsizliğin hedefler üzerindeki etkisi

Risk Değerlendirme: Hedeflerin elde edilmesine yönelik olan risklerin tanımlanması ve analiz edilmesidir.

Risklere Cevap Verilmesi: Riski değiştirme (riski kabul etme, riskten kaçınma, risk kaynağını ortadan kaldırma, olasılığı değiştirme, riski diğer taraflarla paylaşma vb.) sürecidir.

Risk Toleransı: Kuruluş veya paydaşların hedeflerini gerçekleştirmek için risk işlemeden sonra risk taşımaya hazır olma durumudur.

Risk Tutumu: Kuruluşun riski değerlendirmek ve neticesinde takip etmek, kabul etmek, almak ve ondan kaçmak ile ilgili yaklaşımdır.

Risk Analizi: Riskin doğasını anlama ve risk seviyesini belirleme sürecidir.

Süreç (Proses): Girdileri çıktılara dönüştüren, birbirleri ile ilgili veya etkileşimde bulunan ardışık faaliyetler dizisidir.

Sürekli İyileştirme: Yetkinliğin artırılması için sürdürülen faaliyettir.

Şiddet (Etki): Bir olayın meydana gelmesi halinde, hedef ve faaliyetler üzerinde yaratacağı sonuçtur.

Talimat (TL): Detay iş noktasındaki işlere ilişkin yöntemlerin belirlendiği yazılı dokümanlardır.

Tedarikçi: Ürünü ve/veya hizmeti sağlayan kuruluş veya kişidir.

Tehdit: Riskin olumsuz yanları ve neden olabileceği olası kayıplardır.

Tetkik: KYS kapsamında tanımlanan şartların ve düzenlemelerin yerine getirilip getirilmediği ile yerine getirilme derecesinin delillerini elde etmek için bağımsız ve objektif olarak yapılan sistematik bir değerlendirmedir.

Tetkik Kriterleri: Referans olarak kullanılan politikalar, prosedürler ya da şartlar takımıdır.

Tetkik Delili: Tetkik kriterleri ile ilgili ve doğrulanabilen kayıtlar, durum beyanları ya da diğer bilgilerdir.

Tetkik Bulguları: Toplanan tetkik delillerinin, tetkik kriterlerine göre değerlendirme sonucudur.

TS ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi: Kurumsal bilgi güvenliğinin sağlanmasında insanları, süreçleri ve bilgi sistemlerini içine alan ve üst yönetim tarafından desteklenen bir yönetim sistemidir.

Uygunluk: KYS kapsamında uygulamaların yerine getirilmesidir.

Uygunsuzluk: Standardın bir şartının yerine getirilmemesi. Bir ürün ya da hizmette farkına varılan, görülen ya da sezilen ve onun kullanılabilirliğini, performansını, görünüşünü olumsuz yönde etkileyen bir eksiklik, ihmal ya da yetersizliktir.

Ürün/Hizmet: Bir sürecin sonucu İÜ KYS-EK kapsamında “Ürün” kelimesi “Hizmet” olarak kullanılmıştır.

Üst Yönetim: Bir kuruluşu en üst seviyede sevk ve idare eden kişi veya kişiler grubudur.

Verimlilik: Kaynakları akılcı kullanarak, ilk ve her seferinde planlanan sonuçların elde edilmesidir.

Yeterlilik: Bilgi ve beceriyi, uygulamada gösterebilme yeteneğidir.

Yönetim: Bir kuruluşun sevk ve idaresi için faaliyetleri koordine edenleri ifade eder.

Yönetim Sistemi: Politika ve hedefleri oluşturmak ve bu hedefleri gerçekleştirmek için kullanılan sistemdir.

KISALTMALAR

AKSİS: Akademik Kayıt Sistemi

BDS: Birim Dokümantasyon Sorumlusu

BKT: Birim Kalite Temsilcisi

BKTY: Birim Kalite Temsilcisi Yardımcısı

EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi